Idrætsforeningen Lavia København       

Referat af ordinær generalforsamling onsdag 22. marts 2023 kl. 19.00 GMC i mødelokale 1+2 på 1. sal

Dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Valg af stemmeudvalg

3.Bestyrelsens beretning for det forløbne år

4.Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse

 5.Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse

6.Behandling af indkomne forslag

7.Fastsættelse af kontingent og gebyr

PAUSE

8.Valg:

1. a) Kasserer for 2 år (Villy -genopstiller ikke)
2. b) Suppleant til bestyrelsen for 2 år
3. c) Revisor for 2 år (Finn – genopstiller ikke)
4. d) Revisor suppleant for 1 år (Henrik – genopstiller ikke)

 9.Eventuelt

Ad.1 Jens Winther blev valgt til dirigent.

Ad.2 Generalforsamlingen er lovlig indkaldt. 27 Stemmeberettigede. Tanja og Abdul valgt til stemmeudvalg.

Ad.3 Bestyrelsens beretning, som er udgivet på www.laviakbh.dk og trykt i Lavia Nyt, blev suppleret med det, der er sket i perioden fra den skriftlige beretning til afholdelsen af generalforsamlingen.

Formanden:

Beretning fra sidste år startede med denne overskrift: ER DET FARVEL TIL CORONA?

Til det må man svare: ja det er det vel – foreløbig, så det er jo positivt.

I år er overskriften på beretningen igen præget af stor usikkerhed: ER DET FARVEL TIL LAVIA?

Jeg håber, at svaret på dette spørgsmål er negativt. NEJ, LAVIA LEVER ENDNU.

Men det kræver en stor indsats før, vi kan konkludere det, for vi står i sandhed i store udfordringer i forhold til hele klubbens eksistens.

For lige at ridse udfordringerne op igen:

- Vi mangler en kasserer

- 3 afdelinger er i krise (fodbold, bueskydning og bowling)

 -Formand og næstformand valgperiode udløber næste år

 - Vi taber til stadighed medlemmer

 - Der er for lidt frivillig arbejdskraft til at drive klubben fremadrettet

 - Det er meget svært at engagere medlemmerne udover deres idræt

Fodbold er lukket efter, at Frank, som har været formand i mange år, har meldt sig ad af klubben.

Bueskydning har afholdt medlemsmøde og må konstatere, at der ikke er nogen i afdelingen, der ønsker at påtage sig at være formand. Hvis der ikke ret hurtigt dukker interesserede op, som vil videreføre bueskydning, så må vi også lukke den afdeling.

Med hensyn til bowling er lidt tid at løbe på inden Helle trækker sig, så jeg håber, vi kan finde en løsning der.

Fodbold og bueskydning har været en central del af Lavias DNA, som man jo siger i dag. Så det smerter, at netop disse afdelinger må lukke.

For at man kan drive en idrætsklub er der mange opgaver der skal løses. Det kræver, at der er frivillige, der påtager sig opgaver, som kan lægge rammerne for, at alle andre kan dyrke idræt.

Det er pinedød nødvendigt, at vi løfter i flok. I øjeblikket er det sådan, at vi er 3-5 personer, der laver 80-90% af arbejdet med at holde klubben kørende. Det er ikke godt nok. Det skal vi kunne gøre bedre for at overleve.

Grafen fra beretningen medlemsudviklingen viser tydeligt, at den allerstørste opgave er at skaffe nye medlemmer. De kommer ikke af sig selv.

Flere af medlemmerne blandt andet Rene ”Speedy” og Villy slog til lyd for at man skulle prøve at få flere medlemmer uden handicap i forsøget på at skaffe flere medlemmer. ”Speedy” fortalte, at det er hans erfaring, at der er flere meget handicappede.

Søren sagde, at vi er ikke den eneste klub, som har problem med at finde en kassemester. I dag er det blev et specialistjob. Det hele er blevet digitaliseret og kommunen stiller nogle meget strikse krav, som er på niveau med en mellemstor virksomhed. Søren har undersøgt, om vi kan købe os til en, der kan klare nogle af tingene, og han har i den forbindelse blandt andet talt med Københavns Trampolinklub. De kar givet os et tilbud på den rent regnskabsmæssige del af kassererjobbet, nemlig bogføring og regnskabsaflæggelse. Det vil koste os 37.000 kr. om året. Hvis vi takker ja til det, kan - alene det - betyde, at vi må forhøje kontingentet.

 Indenfor den sidste uge har Martin fra volleyball har åbnet for, at han muligvis gerne vil hjælpe med kassererarbejdet. Han kunne overtage en del af kasserer arbejdet, og er villig til at tage en snak med Villy for at høre om hvilket omfang og hvilke opgaver, jobbet har. Derfor fremlægger Søren nu et notat til dagsorden, som har det formål at udskyde valget af kasserer med en måned, så han sammen med Martin og Villy kan prøve at strikke en anden løsning sammen. Hvis det ikke lykkes inden for den her måned, så skal der selvfølgelig være en ekstraordinær generalforsamling.

Jens er enig i at det er en god løsning, og det er der ikke noget i vejen for. Jens læste notatet (bilag til referatet) op, som herefter blev vedtaget.

Søren efterlyser fra de tilstedeværende ideer til, hvordan man kan engagere medlemmerne til frivilligt arbejde, som trænere eller arbejde i bestyrelsen. Søren savner også respons, når han sender noget ud eller spørger om nogle ting fra medlemmerne. Det er meget frustrerende, når ingen svarer.

Thomas og Stine fra bueskydning fortalte om deres egen situation, og hvorfor de desværre var nødt til at stoppe som ansvarlige for bueafdelingen. Bob efterlyser åbent hus-arrangementer, og det affødte et længere snak om medlemskort eller ej. I hverdagen er det meget svært at holde rede på, hvem der er medlemmer, og om de har betalt kontingent. Med hensyn til at skaffe nye medlemmer, fortalte Stine, at de i bueafdelingen har de haft adskillige arrangementer for at skaffe nye medlemmer, men mange gange så kommer de og prøver et par gange, og så forsvinder de igen.

Danny fra snooker efterlyser flere træningstidspunkter, hvor man kunne invitere til  ”åbent-hus” prøvetræning, og på den måde skaffe flere medlemmer. Hverken Søren eller Lene kunne på stående fod svare på det. Vi har også et problem med vores åbningstider, hvis vi vil have fat i nogle børn til vores hold, da vi jo har åbent om aftenen.

Klubben har også en udfordring med varmtvand træning, da vi har en masse medlemmer, som ikke dukker op. Hvad skal vi gøre med dem? Måske skulle man lave nogle sociale arrangementer. Da Lavia er en klub, hvor nogle af medlemmerne har specielle problemer, anfører Jens, at man måske skulle lave nogle netværk, hvor man kunne hjælpe hinanden fra de forskellige afdelinger. Hvis man ser i Parasport Danmark, så det jo de raske klubber, som har et eller anden specialhold, der har tilgang af medlemmer, mens klubber som Lavia bliver færre og færre.

Da der ikke var flere bemærkninger, blev beretningen sat til afstemning.

Beretningen blev enstemmigt vedtaget.

Ad.4

Årets resultat ender med et overskud på 13.000 kroner.  Vi havde budgetteret med et underskud på 75.000. Afvigelsen kommer der, hvor afdelinger lægger deres budgetter ind. Afdelingerne har haft større forventninger til året end der har været aktiviteter til i praksis. Det er ikke lykkedes at få samme aktivitetsniveau, som vi havde før Corona. De 13.000 er kommet over i vores formue.

Villy må desværre stoppe som kasserer efter 8  år på posten. Han fortæller, at han desværre ikke længere kan dyrke sin idræt – bueskydning, fordi han har fået en alvorlig skade på sine arme. Bl.a derfor bruger han nu rigtig meget tid på sin gamle passion, nemlig musik. Han er nu engageret trommeslager i 3 forskellige bands og det tager meget tid. Han fortæller, at han har været glad for sin tid i Lavia, både i bue og i bestyrelsen.

Regnskabet blev hermed vedtaget.

Ad.5

I budgettet for i år er der indsneget sig en fejl. Der mangler en udgift på ca. 10.000 kr. Det er for den forsikring, som vi betaler hvert år. Den er desværre ikke kommet med. Derfor bliver underskuddet 10.000 kr. større end i det omdelte budget for 2023, men som vi så, var der overskud sidste år, og vi har 300.000 stående i formue. Så det går nok med et underskud på omkring 20.000 kroner. Det viser sig hvert år, at nogle af de budgetterede udgifter ikke bliver brugt, så det forventede underskud bliver minimeret eller ikke eksisterende.. For eksempel blev der sidste år budgetteret med at afdelingerne kunne købe nye trøjer, men der blev ikke købt særlig mange. Vores lokaleudgifter bliver heldigvis refunderet hvert år, men det er første gang i år, at vi måtte tage både udgiften og indtægten ind i regnskabet.

Der er afsat 50.000 kroner til udgifter i forbindelse med ny kasserer. Der vil være udgifter, hvad enten vi skal købe os til det, eller vi får valgt en ny kasserer, som skal have nyt IT og evt. nyt medlemsadministrationsprogram.

Budgetforslag blev godkendt.

Søren sluttede af med at takke Villy for et godt arbejde og roste ham for hans imødekommenhed, alsidighed og grundighed i jobbet som kasserer og bestyrelsesmedlem. Søren fortalte videre, hvordan Villy var med til at drive en bueafdeling, som nærmest kun havde 4 medlemmer, frem til at have over 100 medlemmer i samarbejde med Finn og Birgit. Om en del af arbejdet lavede Villy en hjemmeside og andre PR materialer for bue,  og når nu han var i gang grundlagde han også en hjemmeside for hele Lavia.

Han fik stor applaus fra alle tilstedeværende og takkede for de pæne ord.

Ad.6

Ingen indkomne forslag.

Ad. 7

Bestyrelsen forslår uændret kontingent. Vedtaget.

Ad.8

1. a) Venteposition hvis ingen melder sig. Ingen meldte sig.
2. b) Jeanette fra volley afdelingen blev valgt som suppleant til bestyrelsen.
3. c) Bob fra volley blev valgt som revisor.
4. d) Abdul fra volley blev valgt som revisorsuppleant.

Ad. 9

Abdul foreslog at holde en fest for hele Lavia og nævnte, at ude i hans kolonihave havde de et festlokale, hvor der kunne være 40 - 50 mennesker. Søren kommenterede, at det var en god ide, men at det var svært at finde nogen, der ville stå for det og være festudvalget.
Søren takkede af, og synes det havde været et fint møde med en god debat og god respons på de ting han nævnt tidligere, og håber noget af det kan bruges til at arbejde videre, så klubben kan bestå. Tilsidst en opfordring - Gå tilbage i jeres afdelinger og bred alt det ud, som vi har snakket om her på mødet, i jeres afdeling, nemlig at vi har nogle udfordringer, og vi skal bruge flere medlemmer.

Tak til Jens for at styre begivenhederne.   

Referent Benni

MANDAT TIL FORMANDEN OM AT FORTSÆTTE ARBEJDET MED AT FÅ UDFØRT LAVIA KØBENHAVNS KASSEREROPGAVER

I forlængelse af formandens redegørelse om Lavias situation, specielt omkring kasserersituationen, giver generalforsamlingen hermed formanden mandat til at arbejde videre med følgende 2 muligheder. Arbejdet skal være afsluttet inden for en måned fra dato:

1. Videre forhandlinger om samarbejdet med Københavns Trampolinklub om et administrativt samarbejde, herunder evt. køb af ydelser for håndtering af klubbens regnskab og udarbejdelse af årsregnskab.
2. Forhandle med Martin Qvindebjerg Nielsen fra volleyafdelingen om en hel eller delvis overtagelse af kassererposten

Forudsætningen for begge muligheder er, at den traditionelle kassererfunktion kan opdeles, så der kan beskrives arbejdsopgaver, som kan varetages af andre end kassereren, enten ved, at bestyrelsen påtager sig dem eller, hvis det er muligt at købe ydelsen udenfor foreningen.

Hvis det lykkes at få varetaget kassereropgaverne på en af disse to måder, vil det ikke være nødvendigt at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling.

Hvis det ikke lykkes, vil der blive indkaldt til en ekstra ordinær generalforsamling onsdag den 19. april 2023

Vedtaget på Lavias ordinære generalforsamling den 22.3.2023

CVR

53333656

Bank

5323  0368404